Andmetöötlusleping

1. Pooled ja lepingu koht

1.1. See andmetöötlusleping (edaspidi leping) on sõlmitud Iduse teenust kasutava kliendi (edaspidi vastutav töötleja) ja Kahur Media OÜ (registrikood 10704434, KMKR nr EE100710481, Vääna tn 12, Nõmme linnaosa, Tallinn, Harju maakond, e-post idus@kahur.ee, edaspidi volitatud töötleja) vahel.

1.2. Leping on kasutustingimuste lahutamatu osa ja jõustub koos nendega. Eraldi allkirjastamist ei ole vaja. Allkirjastatud koopia saab vastutav töötleja soovi korral küsida aadressil idus@kahur.ee.

1.3. Leping täidab isikuandmete kaitse üldmääruse (EL) 2016/679 (edaspidi IKÜM) artikli 28 lõike 3 nõudeid. Mõisteid kasutatakse IKÜM-i tähenduses.

1.4. Leping ei puuduta andmeid, mille vastutav töötleja on Kahur Media OÜ ise (kasutajakontod, arveldus, tugi, analüütika). Neid kirjeldab privaatsuspoliitika.

2. Töötlemise ese ja kestus

2.1. Volitatud töötleja töötleb isikuandmeid Iduse teenuse osutamiseks vastutava töötleja tööruumis: tööaja arvestus, tööde ja ülesannete korraldus, objektide ja klientide haldus, dokumendid, vestlused, aruanded ning teenuse muud võimalused, mida vastutav töötleja kasutab.

2.2. Töötlemise laad, eesmärk, andmete liigid ja andmesubjektide kategooriad on toodud lisas 1.

2.3. Leping kehtib nii kaua, kui vastutav töötleja teenust kasutab, ja pärast seda kuni andmete kustutamiseni või tagastamiseni punkti 9 järgi.

3. Juhised

3.1. Volitatud töötleja töötleb isikuandmeid ainult vastutava töötleja dokumenteeritud juhiste järgi. Juhisteks on see leping, kasutustingimused ning valikud, mida vastutav töötleja ja tema kasutajad teenuses teevad (näiteks asukoha kinnituse sisselülitamine, fotode lubamine, tehisintellekti kasutamine, rollide määramine, andmete eksport ja kustutamine).

3.2. Kui volitatud töötleja leiab, et juhis on vastuolus IKÜM-i või muu kohaldatava õigusega, teatab ta sellest vastutavale töötlejale viivitamata ja võib juhise täitmise peatada kuni selgituse saamiseni.

3.3. Volitatud töötleja ei töötle isikuandmeid oma eesmärkidel. Teenuse töökindluse ja turvalisuse jaoks vajalik tehniline töötlemine (logid, varukoopiad, rikete uurimine) on teenuse osutamise osa.

3.4. Kui liidu või liikmesriigi õigus kohustab volitatud töötlejat isikuandmeid töötlema teisiti, teatab ta sellest vastutavale töötlejale enne töötlemist, kui seadus seda ei keela.

4. Konfidentsiaalsus

4.1. Volitatud töötleja tagab, et isikuandmeid töötlevad ainult isikud, kes on võtnud konfidentsiaalsuskohustuse või kellel see tuleneb seadusest, ja ainult ulatuses, mis on vajalik nende ülesande täitmiseks.

4.2. Volitatud töötleja toeoperaator siseneb vastutava töötleja tööruumi sisusse ainult rikke või vastutava töötleja toepäringu lahendamiseks. Sisenemine logitakse.

5. Turvalisus

5.1. Volitatud töötleja rakendab IKÜM-i artiklis 32 nõutud tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, mis on kirjeldatud lisas 2, ning hoiab neid tehnika arenguga kooskõlas. Meetme asendamine vähemalt sama tõhusaga ei ole lepingu muutmine.

5.2. Vastutav töötleja vastutab oma kasutajate kontode turvalise kasutamise, rollide õige määramise ja oma seadmete turvalisuse eest.

6. Alltöötlejad

6.1. Vastutav töötleja annab volitatud töötlejale üldise loa kasutada alltöötlejaid. Lepingu sõlmimise ajal kasutatavad alltöötlejad on toodud lisas 3.

6.2. Alltöötleja lisamisest või asendamisest teatab volitatud töötleja tööruumi omanikule rakenduses või e-postiga vähemalt 14 päeva ette. Vastutav töötleja võib sama aja jooksul esitada põhjendatud vastuväite. Kui pooled lahendust ei leia, võib vastutav töötleja lepingu ja teenuse kasutamise lõpetada enne muudatuse jõustumist, ilma et sellest tekiks lisakohustusi.

6.3. Volitatud töötleja sõlmib iga alltöötlejaga kirjaliku lepingu, mis paneb alltöötlejale sisuliselt samad andmekaitsekohustused kui see leping, ja vastutab vastutava töötleja ees alltöötleja kohustuste täitmise eest.

6.4. Kui vastutav töötleja lisab teenusesse oma tehisintellekti teenusepakkuja võtme või ühendab oma AI-kliendi või muu tööriista, on see teenusepakkuja vastutava töötleja enda volitatud töötleja ja selle lepingu alla ei kuulu.

7. Abi andmesubjektide õiguste ja kohustuste täitmisel

7.1. Volitatud töötleja edastab vastutavale töötlejale viivitamata, hiljemalt 5 tööpäeva jooksul, iga andmesubjekti taotluse, mille ta vastutava töötleja tööruumi andmete kohta saab, ja ei vasta sellele ise muus osas, kui suunab taotleja vastutava töötleja juurde.

7.2. Volitatud töötleja aitab vastutavat töötlejat IKÜM-i artiklite 12 kuni 22 kohaste taotluste täitmisel teenuse enda vahenditega (andmete vaatamine, parandamine, eksport, kustutamine) ja vajadusel muul mõistlikul viisil.

7.3. Volitatud töötleja aitab vastutavat töötlejat IKÜM-i artiklite 32 kuni 36 kohustuste täitmisel (turvalisus, rikkumisteated, mõjuhinnang, eelnev konsulteerimine), võttes arvesse töötlemise laadi ja volitatud töötlejale kättesaadavat teavet.

7.4. Abi, mis ületab teenuse tavapäraseid vahendeid ja nõuab märkimisväärset tööd, võib volitatud töötleja osutada mõistliku tasu eest, mis lepitakse eelnevalt kokku.

8. Isikuandmetega seotud rikkumine

8.1. Kui volitatud töötleja saab teada isikuandmetega seotud rikkumisest, mis puudutab vastutava töötleja andmeid, teatab ta sellest vastutavale töötlejale põhjendamatu viivituseta, hiljemalt 48 tunni jooksul teadasaamisest, tööruumi omaniku e-posti aadressil.

8.2. Teade sisaldab olemasolevat teavet rikkumise laadi, puudutatud andmete ja andmesubjektide kategooriate ja arvu, tõenäoliste tagajärgede ning võetud ja kavandatud meetmete kohta. Teavet, mida teate hetkel ei ole, antakse järk-järgult.

8.3. Volitatud töötleja ei teavita järelevalveasutust ega andmesubjekte vastutava töötleja nimel, kui vastutav töötleja ei ole seda palunud.

9. Andmete kustutamine ja tagastamine

9.1. Vastutav töötleja saab teenuse kehtivuse ajal oma andmeid igal hetkel eksportida teenuse ekspordivõimalustega ja kustutada teenuse vahenditega.

9.2. Lepingu lõppemisel (tööruumi või teenuse kasutamise lõpetamine) on vastutaval töötlejal andmete eksportimiseks 30 päeva. Seejärel kustutab volitatud töötleja tööruumi isikuandmed töösüsteemidest. Varukoopiatest kaovad andmed koopiate aegumisel, hiljemalt 6 kuu jooksul, ja neid ei taastata muuks kui teenuse taastamiseks pärast riket.

9.3. Volitatud töötleja säilitab andmeid pärast punkti 9.2 tähtaega ainult siis ja nii kaua, kui liidu või liikmesriigi õigus seda nõuab.

9.4. Vastutava töötleja töötaja konto kustutamisel anonüümitakse töötaja isikuandmed, kuid tema ajakanded ja muud kirjed jäävad tööruumi alles neutraalse sildi all, sest need on vastutava töötleja tööaja- ja raamatupidamisarvestuse osa. Vastutav töötleja otsustab nende kirjete edasise säilitamise.

10. Teave ja audit

10.1. Volitatud töötleja annab vastutavale töötlejale teabe, mis on vajalik selles lepingus ja IKÜM-i artiklis 28 sätestatud kohustuste täitmise tõendamiseks, eelkõige lisade 2 ja 3 ajakohase sisu ning kirjeldused turvameetmetest.

10.2. Kui dokumentidest ei piisa, võib vastutav töötleja või tema volitatud sõltumatu audiitor, kes on võtnud konfidentsiaalsuskohustuse, kontrollida lepingu täitmist kord lepinguaastas, teatades sellest vähemalt 30 päeva ette, tavalisel tööajal ja viisil, mis ei häiri teenuse osutamist teistele klientidele. Auditi kulud kannab vastutav töötleja, kui audit ei tuvasta olulist rikkumist.

10.3. Järelevalveasutuse nõudel toimuvat kontrolli võimaldab volitatud töötleja seaduses sätestatud korras.

11. Edastamine kolmandatesse riikidesse

11.1. Isikuandmeid hoitakse ja töödeldakse Euroopa Liidus (serverid Saksamaal, varukoopiad Eestis).

11.2. Ainus lepingu sõlmimise ajal kasutatav töötlemine väljaspool Euroopa Liitu on dokumentide lugemine tehisintellekti abil teenusepakkuja Anthropic PBC (USA) juures, kui vastutav töötleja on tehisintellekti kasutamise lubanud ja kasutab volitatud töötleja võtit. Edastamine toimub Euroopa Komisjoni standardsete andmekaitseklauslite alusel, mis on osa Anthropicu andmetöötluslepingust, või Anthropicu osalemise alusel ELi ja USA andmekaitseraamistikus. Vastutav töötleja saab tehisintellekti kasutamise igal hetkel tööruumi seadetes välja lülitada.

11.3. Uus edastamine kolmandasse riiki loetakse alltöötleja muutmiseks punkti 6 tähenduses.

12. Vastutus ja lõppsätted

12.1. Poolte vastutus lepingu rikkumise eest on sätestatud kasutustingimuste punktis 8. IKÜM-i artikli 82 kohast vastutust andmesubjekti ees see ei piira.

12.2. Vastutav töötleja kinnitab, et tal on isikuandmete töötlemiseks õiguslik alus (töötajate tööaja arvestuse puhul tavaliselt töölepingu seaduse § 28 ja tööandja õigustatud huvi) ja et ta on andmesubjekte töötlemisest teavitanud.

12.3. Lepingu muutmisest teatab volitatud töötleja kasutustingimuste punktis 10 sätestatud korras. Vastuolu korral kasutustingimustega kehtib isikuandmete töötlemise osas see leping.

12.4. Lepingule kohaldatakse Eesti Vabariigi õigust. Vaidlused lahendab Harju Maakohus. Vastuolu korral eestikeelse ja ingliskeelse teksti vahel kehtib eestikeelne tekst.

Lisa 1. Töötlemise kirjeldus

Töötlemise laad ja eesmärk. Isikuandmete salvestamine, kuvamine, korrastamine, aruannete koostamine, eksport ja kustutamine Iduse teenuses, et vastutav töötleja saaks pidada tööaja arvestust, korraldada töid ja objekte, hallata kliente, partnereid ja dokumente ning pidada raamatupidamist.

Andmesubjektide kategooriad. Vastutava töötleja töötajad ja juhid, partnerettevõtete (näiteks alltöövõtjate) töötajad, vastutava töötleja klientide, tarnijate ja koostööpartnerite kontaktisikud, dokumentides (arved, tšekid, pakkumised, hankedokumendid) nimetatud isikud.

Isikuandmete liigid.

• Identifitseerimis- ja kontaktandmed: nimi, e-post, telefon, roll, tööandja.
• Tööaja andmed: tööaja algus ja lõpp, pausid, objekt, töö, tegevuse liik, parandused ja nende logi, puudumised ja puhkused, tööaja norm, töögraafik, palga- ja arveldusmäärad, kui vastutav töötleja need sisestab.
• Asukohaandmed: laius- ja pikkuskraad ning täpsus tööaja sündmuse hetkel, kui asukoha kinnitus on sisse lülitatud, ning Androidi rakenduse puhul objekti piiri ületamise sündmused.
• Fotod, videod ja häälsõnumid objektil, millel võivad olla isikud ja asukoha metaandmed.
• Vestluste sisu, kommentaarid, ülesannete ja kontrollnimekirjade sisu.
• Dokumendid ja raamatupidamise kirjed, mis võivad sisaldada isikute nimesid, aadresse ja pangakonto numbreid.
• Tehnilised andmed: seadme tunnus ja sidumise võti Androidi rakenduses, teavituste tellimused.

Eriliigilised isikuandmed. Teenus ei ole mõeldud eriliigiliste isikuandmete (näiteks tervis) töötlemiseks. Puudumise põhjus (näiteks haigus) võib sellisele viidata. Vastutav töötleja otsustab, kas ja millise detailsusega ta neid sisestab.

Töötlemise kestus. Teenuse kasutamise aeg ja punkti 9 järgne kustutamine.

Lisa 2. Tehnilised ja korralduslikud meetmed

• Edastuse krüpteerimine. Kogu ühendus käib üle TLS-i, HSTS ja range sisuturbe poliitika on jõus.
• Tööruumide eraldatus. Iga päring on seotud ühe tööruumiga, andmebaasi päringud on tööruumi järgi piiratud ja seda kontrollivad automaattestid.
• Ligipääsu haldus. Rollipõhised õigused tööruumi sees, kahetasemeline autentimine, seansside haldus, paroolide räsimine, API-võtmete ja meiliserveri paroolide krüpteerimine, 90 päeva kasutamata seisnud seadmesidumiste lõpetamine.
• Failide kaitse. Failid ei asu avalikul aadressil, iga fail antakse välja ainult õigusega kasutajale.
• Jälgitavus. Tööaja parandus ei kustuta algset kirjet, muudatuste logi, raamatupidamise ainult lisatav ja räsiahelaga seotud päevaraamat, toeoperaatorite tegevuste logi.
• Töökindlus ja varukoopiad. Iga päev krüpteeritud varukoopia, hoitakse 14 päevast, 8 nädalast ja 6 kuist koopiat Eestis asuvas eraldi asukohas. Taastamise kord on dokumenteeritud.
• Taristu. Serverid Euroopa Liidus (Hetzner, Saksamaa), eraldi tootmis- ja testkeskkond, teenusekontode minimaalsed õigused, turvauuenduste regulaarne paigaldamine.
• Arendusprotsess. Muudatused läbivad automaattestid enne tootmisse jõudmist, tootmiskeskkonda ei muudeta käsitsi.
• Personal. Ligipääs tööruumide sisule on piiratud toeoperaatoritega, ainult toepäringu või rikke lahendamiseks, ja logitud.
• Analüütika. Kasutusanalüütika ja tegevuse kordused ainult kasutaja nõusolekul, sisestatud tekst, pildid ja kaart on kordustes peidetud.

Lisa 3. Alltöötlejad

Alltöötleja	Asukoht	Teenus	Edastamise alus
Hetzner Online GmbH	Saksamaa (Nürnberg)	Serverite majutus, andmebaas, failide hoidmine	EL
Zone Media OÜ	Eesti	E-kirjade saatmine (teavitused, kutsed), krüpteeritud varukoopiate hoidmine	EL
Anthropic PBC	USA	Tšekkide, arvete ja dokumentide lugemine tehisintellektiga, ainult kui vastutav töötleja on selle lubanud ja kasutab volitatud töötleja võtit	Standardsed andmekaitseklauslid või ELi ja USA andmekaitseraamistik
PostHog Inc	EL (Frankfurt)	Kasutusanalüütika ja tegevuse kordused, ainult kasutaja nõusolekul ja peidetud sisuga	EL

Ei ole alltöötlejad, kuid saavad andmeid kasutaja valikul: Google ja Microsoft (sisselogimine), brauseri tõuketeenused (Google, Apple, Mozilla, teavituse sisu on krüpteeritud brauserini), OpenStreetMap Foundation (kaardipildid, näeb kasutaja IP-aadressi), vastutava töötleja enda tehisintellekti teenusepakkuja või AI-klient.