Privaatsuspoliitika
Kehtib alates 25.10.2026
1. Kes me oleme
Idust pakub Kahur Media OÜ (registrikood 10704434, Vääna tn 12, Nõmme linnaosa, Tallinn, Harju maakond, Eesti), edaspidi "meie" või "Idus". Andmekaitse küsimustes kirjutage aadressil idus@kahur.ee. Ettevõtte üldaadress on info@kahur.ee.
Idus on veebipõhine tarkvara tööaja arvestuseks ja tööde korraldamiseks. See töötab aadressil idus.kahur.ee, telefoni avaekraanile lisatud rakendusena ja ehituse tööruumides lisaks eraldi Androidi rakendusena.
See dokument selgitab, milliseid isikuandmeid me töötleme, miks, kui kaua ja millised on teie õigused. Dokument lähtub isikuandmete kaitse üldmäärusest (IKÜM) ja Eesti isikuandmete kaitse seadusest.
2. Kaks rolli: mida me teeme ise ja mida kliendi nimel
Idust kasutab ettevõte (edaspidi klient), kes loob tööruumi ja kutsub sinna oma töötajad, juhid ja partnerid (edaspidi kasutajad). Sellest tuleneb kaks rolli.
- Kahur Media OÜ on vastutav töötleja teie konto, avaliku veebilehe, arvelduse, toe ja analüütika andmete puhul. Neid kirjeldavad peatükid 3 kuni 5.
- Klient on vastutav töötleja ja Kahur Media OÜ on volitatud töötleja kõige puhul, mis on tööruumi sees: tööaeg, asukohad, fotod, vestlused, dokumendid, kliendi enda klientide ja partnerite andmed. Neid andmeid töötleme kliendi juhiste järgi ja kliendiga sõlmitud andmetöötluslepingu alusel. Neid kirjeldab peatükk 6.
Kui olete töötaja ja soovite teada, miks teie tööandja teie tööaega või asukohta Idusega arvestab, on esimene adressaat teie tööandja. Meie aitame tööandjat vastamisel ja vastame ka teile otse, kui küsimus puudutab teie kontot.
3. Andmed, mille vastutav töötleja oleme meie
3.1 Konto
Konto loomisel ja kasutamisel töötleme: nime, e-posti aadressi, parooli (hoitakse ainult räsina), brauseri ajavööndit, keelt ja kujunduse eelistust, kahetasemelise autentimise saladust ja taastekoode (kui olete selle sisse lülitanud), sisselogimise seansse (seansi tunnus, viimase tegevuse aeg) ning e-posti aadressi muutmise ja kinnitamise kirjeid.
Kui logite sisse Google'i või Microsofti kontoga, saame sellelt teenuselt teie nime, e-posti aadressi ja konto tunnuse. Parooli me sel juhul ei näe. Google ja Microsoft töötlevad sisselogimist oma tingimuste järgi iseseisvate vastutavate töötlejatena.
Õiguslik alus: lepingu täitmine (IKÜM artikkel 6 lõige 1 punkt b). Kahetasemeline autentimine ja seansside haldus toetuvad lisaks meie õigustatud huvile hoida kontod turvalisena (punkt f).
3.2 Tööruumi loomine ja liikmesus
Tööruumi loomisel salvestame tööruumi nime, valdkonna, riigi, ajavööndi ja valuuta ning selle, kes tööruumi lõi. Kutse saatmisel töötleme kutsutava e-posti aadressi ja kutsuja nime. Liikmesuse kirjes on roll ja õigused.
Õiguslik alus: lepingu täitmine.
3.3 Arveldus
Tasulise paketi tellimisel toimub makse Stripe'i kaudu. Stripe'ile edastame kliendi ettevõtte nime, arveldusaadressi, e-posti aadressi, käibemaksukohustuslase numbri ja valitud paketi. Kaardiandmeid me ei näe ega salvesta, neid töötleb ainult Stripe. Meie juures jäävad alles Stripe'i kliendi- ja tellimuse tunnused, paketi ajalugu ja arvete andmed.
Õiguslik alus: lepingu täitmine ja raamatupidamise seadusest tulenev kohustus säilitada raamatupidamise algdokumente seitse aastat (IKÜM artikkel 6 lõige 1 punkt c).
3.4 Tugi ja suhtlus
Kui kirjutate meile aadressil idus@kahur.ee või rakenduse toevestluses, töötleme teie nime, kontaktandmeid, kirja sisu ja manuseid, et vastata. Toevestluse sõnumid on nähtavad meie toeoperaatoritele.
Õiguslik alus: lepingu täitmine ja meie õigustatud huvi teenust toetada.
3.5 Toe ligipääs tööruumidele
Meie toeoperaatorid näevad operaatorikonsoolis tööruumide metaandmeid (tööruumi nimi, paketi seis, liikmete arv, viimane tegevus, AI kasutuse maht, nõusoleku vastused). Tööruumi sisusse (tööaeg, fotod, dokumendid) siseneb operaator ainult rikke või toepäringu lahendamiseks. Operaatori tegevused jäävad logisse.
Õiguslik alus: lepingu täitmine ja õigustatud huvi hoida teenus töös.
3.6 Serverilogid ja töökindlus
Veebiserver salvestab iga päringu kohta IP-aadressi, aja, küsitud aadressi, vastuse koodi, brauseri tunnusrea ja viitava lehe. Logisid hoiame 14 päeva ning kasutame neid rikete ja rünnete uurimiseks. Rakendus hoiab lisaks aeglaste päringute ja saadetud teadete kirjeid 30 kuni 90 päeva.
Õiguslik alus: õigustatud huvi hoida teenus turvalisena ja töös.
3.7 Analüütika ja nõusolek
Avalikel lehtedel ja rakenduses küsime enne ükskõik millise analüütikatööriista laadimist teie nõusolekut. Ilma nõusolekuta ei laadita ühtegi analüütikaskripti, ei saadeta päringut Google'ile ega PostHogile ja küpsiseid ei salvestata.
Nõusoleku korral kasutame:
- Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd) lehevaatamiste loendamiseks. Saadame lehe aadressi ilma päringuparameetriteta. Reklaamiks andmeid ei kasutata, Google'i signaalid on välja lülitatud.
- PostHog (PostHog Inc, ELi serverid Frankfurdis) kasutuse mõistmiseks, sealhulgas tegevuse kordused. PostHog saab ainult kasutaja ja tööruumi sisemise tunnuse ja valdkonna, mitte nime ega e-posti aadressi. Sisestatud tekst, pildid, video ja kaart on kordustes peidetud, võrgupäringute sisu ei salvestata.
Teie vastuse (nõustun või keeldun) salvestame ka oma andmebaasi, et saaksime nõusoleku olemasolu tõendada: vastus, aeg, bänneri teksti versioon, seadme juhuslik võti, brauseri tunnusrida (kuni 160 tähemärki) ja sisse logitud kasutaja tunnus. IP-aadressi me ei salvesta. Nõusolekut saab iga hetk tagasi võtta nupu "Küpsiste seaded" alt (avaliku lehe jaluses ja kasutaja menüüs). Tagasivõtmisel kustutame analüütikaküpsised.
Õiguslik alus: nõusolek (IKÜM artikkel 6 lõige 1 punkt a).
3.8 Teavitused
Kui lülitate sisse brauseri tõuketeavitused, salvestame brauseri antud tellimusaadressi ja võtmed. Teavituse toimetab kohale teie brauseri tootja tõuketeenus (Google, Apple või Mozilla). E-kirjad saadame Eesti teenusepakkuja Zone Media OÜ meiliserveri kaudu.
Õiguslik alus: lepingu täitmine ja teie valik teavitusi saada.
3.9 Ettevõtete avalik taust
Idus hoiab avalikest registritest (Maksu- ja Tolliamet, Ametlikud Teadaanded) kogutud fakte juriidiliste isikute kohta, näiteks maksuvõla ja menetluste teateid, et kasutajad näeksid oma klientide ja partnerite tausta. Kui registris on füüsilisest isikust ettevõtja, on tema nimi ja registrikood isikuandmed. Töötleme neid avaliku registri algsel eesmärgil.
Õiguslik alus: õigustatud huvi.
3.10 Kaardikihid
Kui rakendus kuvab kaarti, laadib teie brauser kaardipildid OpenStreetMapi serveritest. OpenStreetMapi sihtasutus näeb seejuures teie IP-aadressi oma tingimuste järgi. Asukohapunkte me OpenStreetMapile ei saada.
4. Küpsised ja seadme salvestusruum
| Nimi | Eesmärk | Kestus | Alus |
|---|---|---|---|
| Seansiküpsis | Sisselogitud seansi hoidmine | 120 minutit tegevusetust | Vajalik |
XSRF-TOKEN |
Vormide kaitse võltspäringute vastu | Seanss | Vajalik |
| "Jäta mind meelde" küpsis | Sisselogimise säilitamine valikul | Kuni 5 aastat | Vajalik, teie valik |
| Seadme salvestusruum (localStorage) | Nõusoleku vastus, kujunduse eelistus, pooleli mustandid | Kuni kustutamiseni | Vajalik |
_ga, _ga_* |
Google Analytics | Kuni 2 aastat | Nõusolek |
ph_* |
PostHog | Kuni 1 aasta | Nõusolek |
5. Kellele me andmeid edastame
Me ei müü isikuandmeid ega kasuta neid reklaamiks. Edastame andmeid ainult järgmistele teenusepakkujatele, kes töötlevad neid meie nimel ja lepingu alusel, või iseseisvatele vastutavatele töötlejatele, kui te ise selle valiku teete.
| Teenusepakkuja | Roll | Asukoht | Milleks |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Volitatud töötleja | Saksamaa (Nürnberg) | Serverite majutus, andmebaas, failid |
| Zone Media OÜ | Volitatud töötleja | Eesti | E-kirjade saatmine, krüpteeritud varukoopiate hoidmine |
| Stripe Payments Europe Ltd | Volitatud töötleja (maksed) | Iirimaa | Kaardimaksed, käibemaksu arvestus, arved |
| Anthropic PBC | Volitatud töötleja | USA | Tšekkide, arvete ja dokumentide lugemine AI-ga (vt 6.4) |
| PostHog Inc | Volitatud töötleja | EL (Frankfurt) | Kasutusanalüütika nõusolekul |
| Google Ireland Ltd | Volitatud töötleja | Iirimaa | Google Analytics nõusolekul |
| Google LLC, Microsoft Ireland | Iseseisev vastutav töötleja | EL/USA | Sisselogimine Google'i või Microsofti kontoga, kui te selle valite |
| Google, Apple, Mozilla | Iseseisev vastutav töötleja | EL/USA | Brauseri tõuketeavituste kohaletoimetamine |
| OpenStreetMap Foundation | Iseseisev vastutav töötleja | EL/UK | Kaardipildid |
Andmete edastamisel väljaspool Euroopa Liitu (Anthropic, vajadusel Google ja Microsoft) kasutame Euroopa Komisjoni standardseid andmekaitseklausleid või teenusepakkuja osalemist ELi ja USA andmekaitseraamistikus (EU-U.S. Data Privacy Framework). Koopia asjakohastest kaitsemeetmetest saate meilt küsida.
Lisaks võime andmeid avaldada, kui seadus seda nõuab või kui see on vajalik meie õiguste kaitseks.
6. Andmed, mida töötleme kliendi nimel
Tööruumi sees töötleme andmeid kliendi juhiste järgi. Klient otsustab, mida ja miks kogutakse, ja vastutab oma töötajate teavitamise eest. Töötaja tööaja arvestus on tööandja seadusest tulenev kohustus (töölepingu seadus § 28), mis on tavaliselt ka töötlemise õiguslik alus.
6.1 Tööaeg ja asukoht
Töötaja märgib tööaja alguse, pausi, objekti vahetuse ja lõpu. Iga sellise sündmuse juures salvestatakse aeg ja, kui tööandja on asukoha kinnituse sisse lülitanud, telefoni asukoht (laius- ja pikkuskraad ning täpsus meetrites). Veebirakendus ei jälgi asukohta taustal: asukoht loetakse ainult sündmuse hetkel.
Ehituse tööruum võib lisaks pakkuda Androidi rakendust automaatse stopperiga. Selle lülitab töötaja ise sisse. Rakendus registreerib telefoni operatsioonisüsteemis tööandja objektide ümber virtuaalsed piirid (geofence) ja Idus saab teada ainult piiri ületamise sündmuse: objektile saabumine või sealt lahkumine, aeg ja täpsus. Liikumisteekonda ei salvestata ega edastata. Töötaja saab rakenduse seadetes selle iga hetk välja lülitada ja seotud telefonid eemaldada.
6.2 Fotod, videod ja häälsõnumid
Objektil tehtud fotod, videod ja häälsõnumid salvestatakse tööruumi galeriisse. Failid ei asu avalikul aadressil, neid näeb ainult õigustega kasutaja. Fotodel võivad olla inimesed ja asukoha metaandmed. Tööandja vastutab selle eest, et pildistamine objektil on töötajatele teada.
6.3 Vestlused, tööd, dokumendid
Vestlused töö või objekti juures, ülesanded, kontrollnimekirjad, puudumised ja puhkused, tööaja normid, töögraafikud, tšekid, arved, pakkumised, hankedokumendid, raamatupidamise kirjed ning kliendi enda klientide, tarnijate ja partnerite kontaktandmed on tööruumi andmed ja kuuluvad kliendile.
6.4 Tehisintellekt
Tšekke, arveid ja muid dokumente võib tööruumis lugeda tehisintellekt (AI), et kirjutada välja kuupäev, summa ja käibemaks. Vaikimisi kasutab Idus oma kontot teenusepakkuja Anthropic juures: dokumendi pilt või PDF saadetakse Anthropicu API-le ja vastus tuleb struktureeritud kujul. Anthropicu API tingimuste järgi ei kasutata API kaudu saadetud andmeid mudelite treenimiseks. Tööruumi omanik võib AI välja lülitada või lisada oma AI-teenusepakkuja võtme (Anthropic, OpenAI, Google Gemini, Mistral või ühilduv teenus). Oma võtme korral on teenusepakkuja kliendi enda volitatud töötleja ja Iduse võtmele tagasi ei langeta.
Kasutaja võib ka ühendada oma AI-kliendi (näiteks Claude või ChatGPT) Idusega MCP-liidese kaudu. See on kasutaja enda valik: AI-klient saab täpselt need andmed, mida kasutaja küsib, ja AI-kliendi tootja töötleb neid oma tingimuste järgi. Ühenduse saab kasutaja seadetes iga hetk katkestada.
6.5 Partnerid
Kliendi partneri (näiteks alltöövõtja) töötaja võib märkida kliendi objektil tööaega partnerligipääsu kaudu, ilma et temast saaks tööruumi liige. Ta näeb ainult oma aega ja talle antud töid.
7. Kui kaua me andmeid hoiame
| Andmed | Säilitamine |
|---|---|
| Konto andmed | Kuni konto kustutamiseni |
| Tööruumi andmed | Kuni klient tööruumi või lepingu lõpetab, seejärel 30 päeva, siis kustutamine töösüsteemidest |
| Raamatupidamise algdokumendid (meie arved kliendile, Stripe'i tehingud) | 7 aastat (raamatupidamise seadus § 12) |
| Serverilogid | 14 päeva |
| Rakenduse töökindluse kirjed | 30 kuni 90 päeva |
| Sisselogimise seanss | 120 minutit tegevusetust |
| Androidi rakenduse sidumine | Lõpeb 90 päeva kasutamata seismise järel |
| Nõusoleku vastused | Kuni konto kustutamiseni, tõendina |
| Varukoopiad | Krüpteeritud. Hoiame 14 päevast, 8 nädalast ja 6 kuist koopiat. Kustutatud andmed võivad varukoopias püsida kuni 6 kuud ja kaovad koopia aegumisel |
Konto kustutamine toimub anonüümimise teel. Teie nimi, e-posti aadress, parool, kahetasemelise autentimise saladused, seansid, API-võtmed, AI-ühendused ja partnerligipääsud kustutatakse või muudetakse kasutuks. Teie tehtud ajakanded, kommentaarid ja muud kirjed jäävad tööruumi alles neutraalse sildi "Kustutatud kasutaja" all, sest need on tööandja tööaja- ja raamatupidamisarvestuse osa (IKÜM artikkel 17 lõige 3 punkt b). Tööruumi omanik peab enne kustutamist omandiõiguse teisele liikmele üle andma.
8. Kuidas me andmeid kaitseme
- Kogu ühendus käib üle TLS-krüpteeringu, kehtib HSTS ja sisuturbe poliitika.
- Iga tööruumi andmed on teistest eraldatud ja nähtavad ainult tööruumi liikmetele vastavalt nende rollile.
- Failid ei asu avalikul aadressil, iga fail avaneb ainult õigustega kasutajale.
- Paroolid hoitakse räsina, API-võtmed ja meiliserveri paroolid krüpteeritult. Kahetasemeline autentimine on kõigile saadaval.
- Tööaja parandus ei kustuta algset kirjet, muudatuste logi näitab, kes mida ja millal muutis. Raamatupidamise päevaraamat on ainult lisatav ja räsiahelaga seotud.
- Serverid asuvad Euroopa Liidus (Saksamaa), varukoopiad on krüpteeritud ja hoitakse Eestis.
- Toeoperaatorite ligipääs on piiratud ja logitud.
Rikkumisest, mis ohustab teie õigusi, teavitame Andmekaitse Inspektsiooni 72 tunni jooksul ja vajadusel teid.
9. Teie õigused
Teil on õigus oma isikuandmetega tutvuda, nõuda nende parandamist või kustutamist, piirata töötlemist, esitada vastuväide õigustatud huvile tuginevale töötlemisele, saada enda antud andmed masinloetaval kujul ning võtta nõusolek iga hetk tagasi (see ei mõjuta varasemat töötlemist).
Konto andmeid saate ise vaadata ja muuta rakenduse seadetes, seal saab ka konto kustutada. Muude soovide korral kirjutage aadressil idus@kahur.ee. Vastame hiljemalt ühe kuu jooksul.
Tööruumi andmete (tööaeg, asukohad, fotod) puhul esitage soov kõigepealt oma tööandjale, kes on nende andmete vastutav töötleja. Kui tööandja seda palub, aitame soovi täita.
Kui leiate, et rikume teie õigusi, võite pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni (Tatari 39, Tallinn, info@aki.ee, www.aki.ee) või kohtusse.
10. Lapsed
Idus on mõeldud ettevõtetele ja nende töötajatele. Me ei paku teenust teadlikult alla 13-aastastele ega kogu teadlikult laste andmeid.
11. Muudatused
Kui muudame seda poliitikat, avaldame uue versiooni sellel lehel koos kuupäevaga. Olulisest muudatusest teatame sisse logitud kasutajatele rakenduses või e-postiga vähemalt 30 päeva enne jõustumist.
12. Kontakt
Kahur Media OÜ, registrikood 10704434, KMKR nr EE100710481, Vääna tn 12, Nõmme linnaosa, Tallinn, Harju maakond. E-post: idus@kahur.ee (teenus ja andmekaitse), info@kahur.ee (ettevõte).